Eigenbeleg Vorlagen zur Komplettierung der Buchführung

Eigenbeleg

Mit der kostenfreien Eigenbeleg Vorlage können Sie flott Ihren eigenen Beleg ausstellen. Unser Ersatzbeleg Muster im Microsoft Word-Format ist bereits fertig formuliert und braucht nur noch ausgefüllt werden. Unsere Vorlage können Sie sowohl händisch als auch am Computer ausfüllen.

Sie besitzen keinen Ausgabennachweis mehr oder haben keinen Rechnung erhalten? Kein Ding! Fertigen Sie fix, unkompliziert und kostenlos ihren eigenen Beleg für eine stimmige Finanzbuchhaltung.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie es klappt.

Eine Eigenbeleg Vorlage exakt erstellen

In der Finanzbuchhaltung zählt die bewährte Richtlinie „Keine Buchung ohne Beleg“. Der Eigenbeleg kann immer dann erstellt werden, für den Fall, dass eine bestimmte Originalqittung in keinster Weise mehr vorhanden oder untauglich ist. Es muss sich hierbei stets um eine betriebliche Ausgabe handeln, damit die Betriebsausgabe von den Finanzbehörden auch abgesegnet wird.

Zentral bei dem selbst ausgestellten Beleg ist die Aufführung aller spezifischen Daten über die Betriebsausgabe, so wie diese üblicherweise auch auf dem Originalbeleg zu finden wären. Ihr Eigenbeleg sollte daher nachvollziehbar und von der Ausgabenhöhe her glaubhaft sein. Auf dem Eigenbeleg sind deswegen stets der Vor- und Nachname & die Adresse des Zahlenden, die Art von Aufwendung, der Rechnungsbetrag, der Grund für das Ausstellen des Eigenbelegs, das Zahlungsdatum und die Signatur des Zahlungsempfängers anzugeben.

Dabei sollte Ihr Eigenbeleg stets der Ausnahmefall bleiben. Zahlreiche oder zu oft erstellte Ersatzbelege wirken bei einer genauen Steuerprüfung meistens nicht glaubwürdig.

Der Eigenbeleg als Ersatzbeleg

Besteht für eine Ausgabe kein Beleg & ist eine anschließende Beschaffung der Nebenbelege oder einer Abschrift ihrer Rechnung nicht möglich oder zu aufwendig, so darf der Unternehmer oder auch der Angestellter den Ersatzbeleg erstellen. Auf jenem notiert er die wichtigsten Infos zum Geschäftlichen Vorfall.

Die Vorlage für einen Eigenbeleg dient in der Geschäftsbuchhaltung als Basis für die Korrekte Verbuchung des Vorfalls. Kostenfreie Muster oder Vorlagen helfen beim Erstellen dieser Ersatzbelege. Die Aufwendungen sollten natürlich betrieblich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu fungieren. Gezahlte Umsatzsteuer darf der Geschäftsinhaber nicht als Vorsteuer abziehen, für den Fall, dass er den Geschäftsvorfall lediglich mit einem Eigenbeleg dokumentiert. Andererseits gilt dann auch der komplette Gesamtbetrag als Betriebsausgabe.

Abgesehen von den Vorfällen, wo ihr Ersatzbeleg den originalen Beleg ersetzen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorgänge, bei denen es zur Ausstellung von eigenen Belegen überhaupt keine Alternativlösung gibt, beispielsweise im Falle von Privatentnahmen & -Einlagen von Kapital oder auch Sachgegenständen. Kostenlose Vorlagen & Muster helfen beim Anfertigen von Eigenbelegen. Unter anderem bieten wir ein Tool für diesen Vorgang an, welches ebenso umsonst zur Verfügung steht.

Bei Eigenbelegen auf unsere Kleinbetragsregelung achten

Ersatzbelege für Kleinbeträge bis zu 150 EUR im Gesamten seien im Grunde unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.

Das gilt besonders für Zahlungsvorgänge, welche über ein Bankkonto erfolgt seien. Bekanntlich bestehe diesfalls ein Bankauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Eigene Belege für Bargeldzahlungen muss der Steuerzahler um weitere Nachweise ergänzen, falls dieser solche weiteren Belege besitzt.

Fehlt etwa eine Versand-Quittung, kann eine Kopie des Briefes die Ausgaben beweisen. Manche Kleinbeträge lassen sich ohnehin alleinig mittels Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder anlässlich einer Bewirtung wird ein Unternehmer nicht quittiert bekommen. Hierfür brauchen Sie den Bewirtungsbeleg.

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